Как принять на работу сотрудника в организацию

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданский договор

В каких случаях заключают Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т. д.
Организация работы Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется Трудовым кодексом Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке Да Нет
Какие страховые взносы платить 
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять 
  • Регулярная выплата заработной платы
  • Месячная зарплата не ниже МРОТ
  • Предоставление оплачиваемых отпусков
  • Выплата больничных и пособий
  • Компенсации при увольнении
  • Обеспечение условий работы
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять
  • Личное заявление сотрудника
  • Приказ о приёме 

Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т. д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т. д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

  1. Получить от работника необходимые документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
    Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.
  2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 
  3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодексаОформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

  4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т. д.).

  5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

    Шаблон приказа о приёме

  6. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Шаблон карточки

  7. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.

Статья актуальна на 20.06.2016
30 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Ольга 10 декабря 2015, 11:35
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если работником были предоставлены и заполнены все вышеперечисленные документы с 26.11.2015, но не в какие органы еще не было отправлено то, что работник принят. Какие-то санкции за это будут или лучше переделать число во всех документах для трудоустройства?
    Ответить
    • Isheev Kirill 10 декабря 2015, 13:29
      Добрый день. Уточните, пожалуйста, речь идет об ИП или ООО?
      Ответить
      • Ольга 10 декабря 2015, 17:02
        Речь идет об ООО.
        Ответить
        • Isheev Kirill 12 декабря 2015, 18:41
          Не надо. Юридические лица (ООО и др.) при заключении трудового договора не предоставляют информацию о трудоустройстве сотрудников. Всю необходимую информацию для распределения уплаченных взносов ПФР и ФСС получают в ежеквартальных отчетах.
          Ответить
          • Ольга 13 декабря 2015, 10:31
            Большое спасибо!!
            Ответить
  • Александр 25 января, 16:44
    Здравствуйте! Моя фирма работает через ООО и ИП, мой бухгалтер без моего ведома оформила себя в обоих и я этого долго не замечал и платил за нее налоги. Могу ли я как то через суд вернуть эти деньги?
    Ответить
    • Рязанов Михаил 26 января, 16:37
      Александр, здравствуйте!
      Чтобы получить квалифицированный юридической ответ, рекомендую обратиться к нашим партнерам - https://pravoved.ru/
      Ответить
  • Наталья 10 февраля, 12:56
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ООО УСН доходы минус расходы, деятельность с середины 2013 года, по банку есть движения, не значительные, но все же! Но ни одного сотрудника в фирме не устроено, соответственно ни в какие фонды ни платили, ни отчитывались. Что прочитать, чтоб понять какие штрафы и наказания грядут, и стоит ли и вообще возможно ли в 2016 году произвести перерасчет по зп, устроив одного сотрудника-директора. спасибо
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 февраля, 16:01
      Наталья, здравствуйте!
      С размерами штрафов за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам вы можете ознакомиться по ссылке: http://glavkniga.ru/situations/213442
      Возможно, что с ответом на второй вопрос вам поможет наша статья "Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата", ознакомиться с ней можно по адресу: http://www.e-kontur.ru/enquiry/194
      Если после ознакомления с представленными материалами у вас будут вопросы, я готов вам помочь.
      Ответить
  • Ксения 16 февраля, 16:10
    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста. Документы от работника получили, заявление о приеме на работу есть, трудовой договор подписан, приказ есть, в трудовую книжку сами все записали.
    Что нужно делать дальше? Как то же нужно официально известить ПФР, что за данного сотрудника мы будем платить налог. Что вообще надо делать, когда в рамках нашей компании все сделали и все подписали. Кого надо еще известить, и кому и как платить налог в ПФР?
    Ответить
    • Isheev Kirill 16 февраля, 17:08
      Ксения, добрый день. У вас организация, верно?
      Ответить
      • Гость 17 февраля, 12:45
        Да, верно. Одна ЗАО, другая ООО.
        Ответить
        • Ксения 17 февраля, 12:53
          Да, верно.
          У нас две организации. Одна ЗАО, другая ООО.
          Ответить
          • Isheev Kirill 19 февраля, 16:08
            После регистрации, от организации не требуется никаких действий по регистрации во внебюджетных фондах. Регистрация в них будет произведена без её участия.
            Из фондов вам должны прислать уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера.
            Ответить
  • Гость 26 марта, 18:09
    Здравствуйте! Могу ли я оформить сына молодого специалиста с высшим обр. на должность зам. директора безвозмездно в ООО где я являюсь единственным учредителем и директором? если да то как оформить приказ? Спасибо!
    Ответить
  • Евгений 18 мая, 14:15
    Добрый день.
    У нас ООО работает по общей системе налогообложения. Подходит ли Ваша програма под данный вид налогообложения?
    Ответить
    • Isheev Kirill 18 мая, 15:03
      Евгений, увы, Эльба с общей системой не работает. Но выход всегда есть :) Например, бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия (http://www.b-kontur.ru/), который подходит для организаций на общей системе.
      Ответить
  • Антон 18 мая, 19:21
    Здравствуйте, при заключении гражданско-правового договора какие налоги за работка нужно платить и нужно ли предоставят куда нибудь информацию о нем если он заключен на месяц?
    Ответить
    • Isheev Kirill 19 мая, 13:33
      Антон, добрый день. Заключая договор гражданско-правового характера, необходимо в обязательном порядке уведомить Пенсионный фонд, а также ФСС (если договором предусмотрены выплаты на травматизм.
      В обязательном порядке платятся взносы в пенсионный фонд, а вот на травматизм в ФСС - если условия прописаны в договоре.
      Помимо всего прочего, от суммы вознаграждения необходимо удержать НДФЛ, ставка которого зависит от налогового статуса сотрудника: либо 13, либо 30%
      Ответить
  • Елена 9 июня, 11:12
    Здравствуйте! В решении о создании ООО от 25.05.2016 уже прописано, что единоличным исполнительным органом ООО является генеральный директор ФИО со сроком полномочий. ООО зарегистрировано 30.05.2016. Заявление в НИ о переходе на УСН подано 30.05.2016. Могу я принять на работу данного генерального директора с 01.06.2016? Просто сейчас в Эльбе завожу его как сотрудника, а выводит, что он уже отработал 14 дней из 21. Спасибо
    Ответить
    • Isheev Kirill 9 июня, 16:49
      Елена, добрый день. Ситуация, когда трудовой договор с директором заключается не датой регистрации организации, а позже, вполне допустима. Проверьте, пожалуйста, дату приема на работу, указанную в его личных данных. Может быть, проблема кроется там.
      Ответить
      • Елена 9 июня, 18:59
        Кирилл, еще раз спасибо за ответ, проверила, в личных данных дата приема 01.06.2016. Я так понимаю, мне в ручную надо исправить? И подскажите, если организация пока деятельность не осуществляет, могу я его сразу отправить в неоплачиваемый отпуск. Допустим, с 01.06.2016 по 09.06.2016.
        10.06.2016 мы подаем документы в банк на открытие счета
        Ответить
        • Елена 9 июня, 18:59
          Исправить, я имела в виду, количество отработанных дней
          Ответить
        • Isheev Kirill 9 июня, 19:19
          Елена, ничего исправлять не надо: система сразу считает количество отработанных дней в месяце, исходя из производственного календаря. Абсолютно точно: если деятельности нет, директора и если есть другие сотрудники, но деятельности нет, даже нужно отправить в отпуск без содержания (чтобы не платить взносы ;-))

          Руководителю не стоит писать в заявлении в качестве причины "в связи с отсутствием деятельности", лучше - "по семейным обстоятельствам", срок отпуска ограничьте, например, датой открытия р\с; из отпуска можно выйти досрочно.
          Ответить
  • Ирина 14 июня, 08:01
    Добрый день! А как внести при приеме на работу сотруднику сведения о зарплате с предыдущих мест работы по справке за последние два года? Ведь этот полученный доход должен будет учитываться при начислении пособий.
    Ответить
    • Isheev Kirill 14 июня, 17:37
      Добрый день. Ирина, не совсем понял вопрос :( Куда конкретно вы хотите внести данные о заработной плате с предыдущего места работы?
      Ответить
  • Лина 27 июня, 11:40
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ходила на собеседование, согласились взять меня на работу, а поскольку (к их сожалению) у меня не было с собой документов, попросили прийти в другой день оформиться. Утром в назначенный день они мне позвонили и сказали, что не смогут меня оформить...и не называют причину. Судимости с прошлой работы нет. Что это может быть?
    Ответить
    • Isheev Kirill 27 июня, 19:26
      Добрый день. Необоснованный отказ в приеме на работу запрещен российским законодательством (ст. 64 ТК РФ). Вы можете направить горе-работодателю официальный запрос с просьбой объяснить причину отказа. Он должен будет обосновать отказ в письменном виде в течение семи дней со дня получения такого письма (часть пятая ст. 64 ТК РФ).
      Ответить
      • Лина 27 июня, 20:24
        Простите, а как отправить это "горе"? Я ни разу с таким не сталкивалась.
        Ответить
        • Isheev Kirill 28 июня, 08:33
          Установленной формы такого запроса не нашел. Отправить можно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
          Ответить

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно