Как принять на работу сотрудника в организацию

Как правило, в организации должны быть наёмные работники. Если предприятие совсем маленькое, то наёмным работником хотя бы в единственном числе должен быть её руководитель. В принципе возможны ситуации, когда работников нет, а с директором, например, заключён договор как с ИП, и это законно. Однако такое положение вещей наблюдается редко.

Гораздо чаще некоторые мелкие организации просто пренебрегают оформлением трудовых отношений с кем бы то ни было и до поры до времени обходятся без неприятностей со стороны контролирующих органов. Но, вполне возможно, что при росте доходов такой организации к ней будет привлечено их внимание, и соответствующие вопросы возникнут. Отсутствие в организации работников нельзя считать естественным. Поэтому каждая организация до 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, обязана в соответствии с п.3 ст. 80 НК РФ представить в налоговые органы сведения о среднесписочной численности. При этом после регистрации организации она автоматически регистрируется во внебюджетных фондах (пенсионном, обязательного медицинского страхования и социального страхования). Нулевые показатели в отчётах и отсутствие платежей в качестве страховых взносов могут быть негативно восприняты этими учреждениями.

Таким образом, после регистрации новой организации от неё не требуется никаких действий по регистрации во внебюджетных фондах. Регистрация в них будет произведена без её участия. Из фондов должны поступить уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера. Самостоятельную регистрацию организация должна осуществить в случае, когда она создаёт обособленное подразделение — в учреждениях внебюджетных фондов по месту нахождения этого подразделения, но здесь это рассматриваться не будет.

Итак, организация оформляет на работу сотрудника. Чтобы правильно провести эту процедуру нужно заключить с работником трудовой или гражданско-правовой договор. Если заключается трудовой договор, то нужно дополнительно оформить некоторые документы.

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор.

В чем отличия, и какой из договоров лучше заключить в каждом конкретному случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается

Трудовой договор Гражданский договор
В каких случаях заключают Если работник выполняет одну работу на протяжении долгого времени. Например, работник продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учет (бухгалтер) – на эти виды работ логично оформить трудовой договор. Если работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной кампании, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т д.
Какими нормами законодательства регулируется Трудовым кодексом Гражданским кодексом
Нужно ли заносить сведения о трудоустройстве в трудовую книжку? Да Нет
Какие страховые взносы за сотрудника нужно уплачивать в бюджет
  • Обязательное мед. Страхование (в ТФОМС и ФФОМС)
  • Обязательное пенс. страхование (страховая и накопительная части пенсии в ПФР)
  • Обязательное соц. страхование (взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний в ФСС);
Все, кроме взносов в ФСС. За исключением случаев, когда соц. страхование предусмотрено договором.
Какие соц. гарантии обязательно предоставлять сотруднику
  • Регулярная выплата заработной платы
  • Предоставление оплачиваемых отпусков
  • Оплата больничных
  • Выплата выходного пособия при увольнении по инициативе работодателя
  • Обеспечение условий работы
Только те, о которых договорились с сотрудником при заключении договора.
Документы, оформляющие трудовые отношения 
  • Личное заявление сотрудника
  • Приказ о приеме 

Договор

Необходимо особо отметить, что если организация решит сэкономить на взносах, а также избежать лишних обязательств и заключит с работником гражданско-правовой договор, то существует большая вероятность того, что в случае конфликта с работником и разбирательств в суде, подобный договор признают трудовым. На организацию ляжет обязанность доначислить и уплатить все налоги и взносы, выполнить все требования трудового законодательства (зарплата, отпуска и т д.).

Как оформить прием на работу сотрудника

Чтобы правильно оформить прием на работу необходимо выполнить следующую последовательность действий:

  1. Получить от работника необходимые для приема документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

    Если сотрудник оформляется на работу впервые, то на работодателя ляжет обязанность завести ему трудовую книжку и страховое свидетельство.

  2. Можно попросить сотрудника написать заявление о приеме на работу (см. шаблон заявления о приеме на работу). В реальной жизни заявление работник пишет практически всегда. Хотя это необязательное требование.
  3. Подписать с работником трудовой договор. Договор составляется в 2-х экземплярах. Один остается у работника. Второй, с подписью работника, возвращается работодателю.

    При составлении трудового договора следует руководствоваться положениями ст. 57 ТК РФ.

    В трудовом договоре должны быть обязательно указаны условия оплаты труда, перечислены обязанности работника (или лучше сделать ссылку на должностную инструкцию).

    Если есть внутренние нормативные акты (должностные инструкции, инструкции по охране труда, положения о коммерческой тайне и т д.), то работник также должен расписаться в ознакомлении с ними.

    Желательно также сделать запись в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

  4. Оформить приказ о приеме на работу (согласно ст. 68 ТК РФ) по форме, утвержденной Постановлением №1

    Следует заметить, дата оформления приказа должна быть не раньше даты заключения трудового договора.

    Работник обязательно должен расписаться в приказе о приеме.

    Шаблон приказа о приеме

  5. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Эксперты рекомендуют и предпринимателям оформлять личные карточки.

    Личные карточки лучше всего распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Шаблон карточки прилагается

  6. Внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку (и завести ее, если место работы у сотрудника первое) в течение недели.
  7. Полис обязательного медицинского страхования (или, в просторечье, медицинский полис) оформляется сотрудником самостоятельно (согласно № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» от 29.11.2010).

 

 

Статья актуальна на 01.01.2014

19 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Ольга 10 декабря 2015, 11:35
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если работником были предоставлены и заполнены все вышеперечисленные документы с 26.11.2015, но не в какие органы еще не было отправлено то, что работник принят. Какие-то санкции за это будут или лучше переделать число во всех документах для трудоустройства?
    Ответить
    • Ишеев Кирилл 10 декабря 2015, 13:29
      Добрый день. Уточните, пожалуйста, речь идет об ИП или ООО?
      Ответить
      • Ольга 10 декабря 2015, 17:02
        Речь идет об ООО.
        Ответить
        • Ишеев Кирилл 12 декабря 2015, 18:41
          Не надо. Юридические лица (ООО и др.) при заключении трудового договора не предоставляют информацию о трудоустройстве сотрудников. Всю необходимую информацию для распределения уплаченных взносов ПФР и ФСС получают в ежеквартальных отчетах.
          Ответить
          • Ольга 13 декабря 2015, 10:31
            Большое спасибо!!
            Ответить
  • Александр 25 января, 16:44
    Здравствуйте! Моя фирма работает через ООО и ИП, мой бухгалтер без моего ведома оформила себя в обоих и я этого долго не замечал и платил за нее налоги. Могу ли я как то через суд вернуть эти деньги?
    Ответить
    • Рязанов Михаил 26 января, 16:37
      Александр, здравствуйте!
      Чтобы получить квалифицированный юридической ответ, рекомендую обратиться к нашим партнерам - https://pravoved.ru/
      Ответить
  • Наталья 10 февраля, 12:56
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ООО УСН доходы минус расходы, деятельность с середины 2013 года, по банку есть движения, не значительные, но все же! Но ни одного сотрудника в фирме не устроено, соответственно ни в какие фонды ни платили, ни отчитывались. Что прочитать, чтоб понять какие штрафы и наказания грядут, и стоит ли и вообще возможно ли в 2016 году произвести перерасчет по зп, устроив одного сотрудника-директора. спасибо
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 февраля, 16:01
      Наталья, здравствуйте!
      С размерами штрафов за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам вы можете ознакомиться по ссылке: http://glavkniga.ru/situations/213442
      Возможно, что с ответом на второй вопрос вам поможет наша статья "Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата", ознакомиться с ней можно по адресу: http://www.e-kontur.ru/enquiry/194
      Если после ознакомления с представленными материалами у вас будут вопросы, я готов вам помочь.
      Ответить
  • Ксения 16 февраля, 16:10
    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста. Документы от работника получили, заявление о приеме на работу есть, трудовой договор подписан, приказ есть, в трудовую книжку сами все записали.
    Что нужно делать дальше? Как то же нужно официально известить ПФР, что за данного сотрудника мы будем платить налог. Что вообще надо делать, когда в рамках нашей компании все сделали и все подписали. Кого надо еще известить, и кому и как платить налог в ПФР?
    Ответить
    • Ишеев Кирилл 16 февраля, 17:08
      Ксения, добрый день. У вас организация, верно?
      Ответить
      • Гость 17 февраля, 12:45
        Да, верно. Одна ЗАО, другая ООО.
        Ответить
        • Ксения 17 февраля, 12:53
          Да, верно.
          У нас две организации. Одна ЗАО, другая ООО.
          Ответить
          • Ишеев Кирилл 19 февраля, 16:08
            После регистрации, от организации не требуется никаких действий по регистрации во внебюджетных фондах. Регистрация в них будет произведена без её участия.
            Из фондов вам должны прислать уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера.
            Ответить
  • Гость 26 марта, 18:09
    Здравствуйте! Могу ли я оформить сына молодого специалиста с высшим обр. на должность зам. директора безвозмездно в ООО где я являюсь единственным учредителем и директором? если да то как оформить приказ? Спасибо!
    Ответить
  • Евгений 18 мая, 14:15
    Добрый день.
    У нас ООО работает по общей системе налогообложения. Подходит ли Ваша програма под данный вид налогообложения?
    Ответить
    • Ишеев Кирилл 18 мая, 15:03
      Евгений, увы, Эльба с общей системой не работает. Но выход всегда есть :) Например, бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия (http://www.b-kontur.ru/), который подходит для организаций на общей системе.
      Ответить
  • Антон 18 мая, 19:21
    Здравствуйте, при заключении гражданско-правового договора какие налоги за работка нужно платить и нужно ли предоставят куда нибудь информацию о нем если он заключен на месяц?
    Ответить
    • Ишеев Кирилл 19 мая, 13:33
      Антон, добрый день. Заключая договор гражданско-правового характера, необходимо в обязательном порядке уведомить Пенсионный фонд, а также ФСС (если договором предусмотрены выплаты на травматизм.
      В обязательном порядке платятся взносы в пенсионный фонд, а вот на травматизм в ФСС - если условия прописаны в договоре.
      Помимо всего прочего, от суммы вознаграждения необходимо удержать НДФЛ, ставка которого зависит от налогового статуса сотрудника: либо 13, либо 30%
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно